Opgeschoond en opgeruimd

Pas geleden was ik bezig met de jaarlijkse opschoning in de administratie. Elk jaar ga ik door de mappen heen en verwijder ik wat niet meer van toepassing is, zoals

  • garantiebewijzen van apparaten die we niet meer hebben
  • afschriften die niet meer van toepassing zijn (5 jaar bewaren is genoeg)
  • oude polisbladen van verzekeringen
  • en zo nog wat zooi die alleen maar ruimte inneemt

Dat was alles bij elkaar toch weer zoveel dat ik nu in plaats van 5 mappen 4 mappen heb staan, toch weer wat ruimte gewonnen! Nog steeds best veel maar bij ons heft kind een eigen map en mijn moeder ook.

Wat ik ook meteen heb gedaan is een nieuw digitaal mapje belastingaangifte 2014 aanmaken en daar alvast de digitale jaaroverzichten in gezet die ik van de ASN en de Rabobank kreeg. Zodra Moneyou ook komt met een overzicht, maak ik printjes en dat stop ik dan in het mapje 2014 dat we gebruiken. Daar doe ik ook de jaaropgave van loon en uitkering, overzicht zorguitgaven, gegevens van de hypotheekschuld en de WOZ waarde van het huis in. Alles zit dan in een fysieke map als we aangifte doen en dan vliegen we er zo doorheen. We handelen sinds vorig jaar ook de aangifte van mijn  moeder af dus die heeft tegenwoordig hier ook fysieke en digitale mapjes staan.

Omdat de administratie tegenwoordig voor een groot deel digitaal is, heb ik een paar jaar geleden wat tijd geïnvesteerd in het aanmaken van een administratie op de laptop met verschillende mappen voor bijvoorbeeld polisbladen van de zorgverzekering en bankafschriften. Ik moet eerlijk zeggen dat ik vaak vergeet die bankafschriften te downloaden en op te slaan maar één keer in de zoveel tijd word ik wakker en werk ik de achterstand bij. Die digitale administratie loopt ook snel vol en moet ik ook hoognodig weer eens doorwerken. Maar dat komt dan wel weer een andere keer, alles op zijn tijd!

Hier nog wat tips uit de oude doos:

Wat bewaar je?

  • je arbeidscontract en uitdraaien van functioneringsgesprekken
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • bonnen, rekeningen en garantiebewijzen van apparaten die je nog wel hebt of van werkzaamheden die je hebt laten uitvoeren
  • belastingpapieren (waaronder overzichten en bonnetjes van eventuele zorgkosten die je kunt aftrekken)
  • alle papieren die met je huis te maken hebben zoals hypotheek/koopakte/huurcontract/kadastrale gegevens
  • verzekeringspolissen
  • aangifte geboorte van je kinderen/erkenning vaderschap/trouwpapieren/gegevens burgerservicenummer
  • financiële gegevens: aandelen, beleggingen, waardepapieren
  • testament, gegevens erfenis ouders
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • bankafschriften (die je overigens ook digitaal kunt ontvangen, papier hoeft niet)
  • brieven en overzichten waar nog actie van je wordt verwacht (bijv. doorgeven meterstanden)
  • diploma’s
  • overzicht schulden (hypotheek, studie….)

Hoe lang moet je papieren bewaren?

  • salarisoverzichten moet je 2 jaar bewaren
  • jaaropgaven moet je 5 jaar bewaren
  • jaarafrekeningen van gas, water en licht bewaar je 3 jaar (en ik noteer het gebruik in een apart bestandje, zo krijg je een mooi jaren overzicht)
  • bankafschriften moet je 5 jaar bewaren. Je kan dat ook digitaal doen door je afschriften te downloaden en op te slaan
  • correspondentie van je huidige verzekeraar bewaar je, polisbladen kun je vervangen zodra je een nieuwe ontvangt
  • kopieën van declaraties van zorg bewaar je tot dit door de verzekeraar is afgehandeld
  • zorgrekeningen die je declareert bij de Belastingdienst dien je 5 jaar te bewaren.
  • contracten bewaar je voor de termijn van het contract
  • In geval van twijfel: bewaren. Door voortschrijdend inzicht leer je vanzelf wat weg kan en wat niet
  • Gebruik voor tijdelijke projecten (verhuizing, regelen van een bruiloft, etc.) een aparte map 
  • In geval van langdurige ziekte/arbeidsongeschiktheid: vraag kopieën van onderzoeken en verslagen op en bewaar dit bij elkaar. Dat komt van pas bij een evt. UWV traject of als je moet procederen 

Heb jij nog aanvullingen?

Advertenties

18 gedachtes over “Opgeschoond en opgeruimd

  1. Mijn tip: maak een digitaal bibliotheek aan. Gebruik archiveringsoftware met tekstherkenning en zo kan je al je administratie inscannen, bewaren en snel terugvinden.

    Zo las ik gisteren een artikel over kinderopvang jaaroverzichten en heb ik met 1 zoekopdracht de overzichten bij elkaar gevonden.

    Voor de mac heb je Devonthink, maar je kan ook Evernote Premium gebruiken (maar dan wel het ingescande lokaal bewaren)

    Like

  2. Pfff ik dacht dat ik goed bezig was door gewoon alles te bewaren. Maar ik heb nog oude mappen van jaren terug waar ik nooit meer naar om kijk. Eenmaal alles erin, nooit meer alles eruit zeg maar. Mijn tip is om een vast moment in de week of in de twee weken in te plannen voor de administratie. Mensen zijn tegenwoordig zo druk dat dit vaak bewust vergeten en vooruit geschoven wordt.

    Like

  3. Wat een handig overzicht! Ik heb de hele administratie digitaal in Dropbox. Voordeel hiervan is dat je deze map kunt delen en er dus met meerdere personen in kan, en je er zowel via je computer als online bij kan. Ben je dus onderweg / op je werk en heb je een document nodig, dan kun je er zo bij. Bevalt me goed!
    Groetjes, Jantine

    Like

  4. gezondheidskosten kan ik al jaren niet decaleren, de aftrek in inkomensafhankelijk en elk jaar werd die grens verhoogd en piest ik buiten de pot. Jammer want ik heb jaren bonnentjes van parkeerkosten, gereden kilometer bewaard. Ik heb jaren lang zo'n 300 euro per maand aan kosten gehad en nooit iets vergoed gekregen,
    Ik heb geen diagnose coeliakie en kom dus niet in aanmerking voor vergoeding gv eten.
    Ach weet je, het is zoals het is. Het hakte erin maar het kon gelukkig wel. Dat is dan weer de andere kant van de medaille.
    Maar ik zet het er wel bij voor anderen die er wel misschien in aanmerking voor komen.

    Like

  5. Nu de overheid wil, dat je een energielabel regelt, bleek het een geluk dat ik dubbelglasrekeningen van 15 jaar terug nog had….
    Je zou kunnen concluderen dat alles, wat betrekking heeft op verbeteringen / werkzaamheden aan / rond je (eigen) huis ook het best maar in een map gestopt kan worden. En dat gewoon bewaren ook i.v.m. eventuele verkoop huis of einde van je huur t.z.t.

    Like

  6. Dank je wel! Hier heb ik wat aan! Nooit geweten wat je moet bewaren en wat niet, met als gevolg: 6 mappen en nog twee dikke dozen aan administratie en dan nog ontbrekende stukken. Lekker opruimen!

    Like

  7. ik pakje dit handige overzicht van jou er maar weer eens bij. Al lezende bedacht ik me opeens: waarom eigenlijk überhaupt bankafschriften bewaren? Waar heb je dat voor nodig (behalve de jaaropgaven voor de belastingdienst). Weet iemand dat? En bewaar je dan ook alles van de spaarrekeningen? Ik ben benieuwd. (ook of je dit sowieso nog leest na zo'n lange tijd).
    Groet, Marije

    Like

Zeg het maar!

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s